Cara menggunakan sistem ini

1. Buka beranda. Bila hotel punya lebih dari satu cabang, pilih cabangnya lebih dulu; bila hanya satu, daftar kamarnya langsung tampil.
2. Pilih tanggal check-in dan check-out pada kalender, lalu isi jumlah tamu dan jumlah kamar.
3. Hasil pencarian hanya menampilkan tipe kamar yang benar-benar masih ada unitnya pada rentang tanggal itu. Harga yang tertera sudah dihitung per malam sesuai tarif tanggal tersebut — tarif akhir pekan dan musim ramai bisa berbeda dari hari biasa.
4. Ketuk sebuah tipe kamar untuk melihat foto, fasilitas, kapasitas, dan rincian harga per malam sebelum memesan.

Kamar yang sedang dibersihkan, diperbaiki, atau ditandai tidak bisa dipakai otomatis dikeluarkan dari pencarian, jadi apa yang Anda lihat memang benar-benar bisa dipesan.

1. Dari hasil pencarian, tekan Pesan pada tipe kamar yang dipilih.
2. Isi nama, email, dan nomor telepon. Keduanya dipakai mengirim konfirmasi dan pengingat pembayaran — email selalu, dan WhatsApp bila hotelnya mengaktifkan kanal itu. Pastikan keduanya benar: pengingat batas waktu pembayaran adalah satu-satunya hal yang menjaga reservasi Anda dari kedaluwarsa.
3. Bila cabangnya menjual paket tarif — mis. termasuk sarapan, atau non-refundable dengan harga lebih murah — pilih salah satunya. Harga di ringkasan sebelah langsung ikut berubah.
4. Punya kode promo? Masukkan di kotaknya lalu tekan Pakai. Bila kodenya tidak bisa dipakai, alasannya disebutkan di situ — mis. masa berlakunya sudah lewat, tanggal menginapnya di luar ketentuan, atau kuotanya sudah habis.
5. Pilih cara pembayaran: transfer bank dengan mengunggah bukti, atau bayar di resepsionis saat tiba.
6. Periksa kembali rincian harga — harga kamar, potongan promo, pajak, dan biaya layanan ditampilkan terpisah — lalu tekan Buat reservasi.
7. Anda akan menerima kode reservasi seperti JKT01-8F3KQ2. Simpan kode ini: hanya dengan kode itu reservasi bisa dibuka kembali tanpa akun.

Transfer bank

1. Buka halaman reservasi Anda. Di sana tertera rekening tujuan dan jumlah yang harus ditransfer.
2. Transfer tepat sejumlah yang tertera agar mudah dicocokkan.
3. Unggah foto atau tangkapan layar bukti transfer, lalu isi nama pengirim dan bank pengirim. Berkas besar dikecilkan otomatis oleh peramban sebelum dikirim, jadi unggahan dari ponsel tetap cepat.
4. Staf memverifikasi bukti tersebut — biasanya dalam beberapa jam. Statusnya berubah menjadi terkonfirmasi begitu diterima.

QRIS

Bila hotel mengaktifkannya, halaman reservasi Anda punya tombol Bayar dengan QRIS. Tekan, lalu pindai kodenya dengan aplikasi bank atau e-wallet apa pun. Pembayaran tercatat sendiri dalam hitungan detik — tidak perlu mengunggah bukti apa pun, dan reservasi langsung terkonfirmasi. Kodenya berlaku beberapa belas menit saja; bila kedaluwarsa, terbitkan yang baru dengan tombol yang sama.

Sudah membayar tapi statusnya belum berubah? Tunggu sebentar — pemberitahuan dari bank kadang tertunda. Jangan membayar dua kali. Bila setelah beberapa menit tetap belum berubah, hubungi resepsionis dengan membawa bukti dari aplikasi bank Anda.

Bayar di resepsionis

Reservasi tetap tercatat dan kamarnya dikunci untuk Anda. Pembayaran dilakukan saat check-in di meja depan.

Reservasi transfer yang belum dibayar punya batas waktu (umumnya 24 jam). Anda menerima email pengingat empat jam sebelum batas itu. Bila lewat, reservasi dibatalkan otomatis dan kamarnya kembali dijual — silakan pesan ulang bila masih tersedia.

1. Buka Cek reservasi.
2. Masukkan kode reservasi Anda, lalu tekan Cari.
3. Halaman itu menampilkan status menginap, status pembayaran, kamar yang dipesan, dan sisa waktu pembayaran bila masih ada.

Bila Anda memesan sambil masuk akun, seluruh reservasi juga terdaftar di Reservasi saya tanpa perlu mengingat kodenya.

• Daftar lewat halaman Masuk dengan memilih Daftar. Kata sandi minimal 8 karakter.
• Setiap isian kata sandi punya tombol mata untuk menampilkan atau menyembunyikan ketikan Anda — berguna di ponsel.
• Lupa kata sandi? Buka Lupa kata sandi dan masukkan email Anda. Tautan pemulihan berlaku 30 menit dan hanya bisa dipakai sekali.
• Setelah kata sandi diganti, seluruh sesi lama dikeluarkan. Ini disengaja: bila ada orang lain yang sempat masuk, aksesnya ikut terputus.

• Ringkasan

  Tingkat hunian, kedatangan dan keberangkatan hari ini, bukti transfer yang menunggu diperiksa, serta pendapatan bulan berjalan. Tanggal ‘hari ini’ mengikuti jam dinding cabang, bukan jam server.

• Reservasi

  Cari reservasi berdasarkan kode, nama, atau tanggal. Dari sini staf melakukan check-in, check-out, konfirmasi manual, menandai tamu tidak datang, dan membatalkan. Pembatalan wajib disertai alasan karena tercatat di riwayat dan dipakai saat menelusuri keluhan.

• Pembayaran

  Antrean bukti transfer yang perlu diperiksa. Buka buktinya, cocokkan jumlah dan nama pengirim, lalu terima atau tolak. Menerima pembayaran penuh otomatis mengubah reservasi menjadi terkonfirmasi. Untuk tamu yang membayar tunai atau dengan kartu di meja depan, pakai tombol ‘Catat pembayaran’ di dalam reservasinya — tidak ada bukti yang perlu diperiksa karena uangnya sudah Anda terima.

• Kalender

  Papan kamar × tanggal untuk melihat kamar mana yang kosong pada rentang tertentu — dipakai saat menempatkan tamu walk-in atau memindahkan kamar.

• Kamar

  Papan status kamar. Check-in menandai kamar ‘terisi’ dan check-out menandainya ‘sedang dibersihkan’ — keduanya berjalan sendiri. Yang perlu Anda ketuk hanyalah menandai kamar sedang diperbaiki, atau mengembalikannya. Kamar yang ditandai sedang diperbaiki maupun tidak bisa dipakai berhenti ditawarkan ke tamu sampai Anda mengembalikannya.

• Housekeeping

  Papan tugas kamar per hari. Tekan ‘Susun daftar hari ini’ dan daftarnya terbentuk dari keberangkatan serta tamu yang masih menginap — menekannya dua kali tidak menghasilkan tugas ganda. Setiap kamar punya satu tombol untuk langkah berikutnya: mulai bersihkan, selesai dibersihkan, lalu nyatakan siap. Kamar yang dinyatakan siap otomatis kembali tersedia di papan kamar, kecuali masih ada tamu di dalamnya. Kamar yang Anda bersihkan sendiri harus dinyatakan siap oleh orang lain — pemeriksaan ada supaya ada mata kedua. Catatan yang Anda tulis di sini (barang tertinggal, kerusakan) terbaca di meja depan.

• Cari tamu & profil tamu

  Pencarian tamu berjalan lintas cabang: tamu yang menelepon Bandung bisa jadi pernah menginap di Jakarta. Dari hasilnya, buka profil tamu untuk mencatat preferensi (kamar lantai bawah, bantal tambahan, alergi), catatan internal, dan nomor identitas. Profilnya satu per email dan berlaku di seluruh cabang. Tamu bermasalah bisa ditandai — alasannya wajib diisi, dan peringatannya muncul menonjol setiap kali reservasi tamu itu dibuka di meja depan.

• Dokumen cetak

  Dari dalam reservasi: kartu registrasi untuk ditandatangani tamu saat check-in, rincian tagihan, invoice, dan kuitansi. Invoice dan kuitansi punya nomor berurutan per cabang per bulan — mencetak ulang mengembalikan nomor dan angka yang sama, jadi tombolnya aman ditekan berkali-kali. Untuk tamu perusahaan, isi ‘atas nama’ dan alamat penagihan sebelum menerbitkan invoice; keduanya tersimpan permanen dan tidak bisa diganti pada cetakan berikutnya. Kuitansi hanya bisa diterbitkan atas pembayaran yang sudah diperiksa.

• Lapor tamu asing (APOA)

  Setiap tamu asing wajib dilaporkan ke Imigrasi, dan sanksi tidak melaporkan bisa berupa kurungan tiga bulan atau denda sampai Rp 25 juta. Catat identitas tamu dari dalam reservasinya — nama sesuai paspor, nomor, kewarganegaraan, masa berlaku, dan foto dokumennya — lalu halaman ini memperlihatkan siapa yang belum dilaporkan. Tekan ‘Unduh CSV’ untuk mendapat seluruh datanya dalam satu berkas (satu baris per orang, bukan per reservasi), salin ke aplikasi APOA, lalu kembali ke sini dan catat nomor Surat Tanda Terima Pelaporannya. Pelaporannya memang tetap dikerjakan manusia di aplikasi Imigrasi: APOA tidak menyediakan sambungan untuk sistem pihak ketiga.

• Kotak keluar

  Seluruh pesan yang dikirim sistem ke tamu dan staf, beserta apa yang terjadi padanya. Dipakai ketika tamu berkata tidak menerima pengingat pembayaran — di sini terlihat apakah pesannya terkirim, kapan, ke nomor atau email mana, dan bila gagal, apa sebabnya. Pesan yang gagal dicoba ulang sendiri dengan jeda bertambah; yang sudah berhenti bisa ditekan ‘Kirim ulang’ setelah sebabnya diperbaiki, mis. nomor telepon tamu dikoreksi. Pengingat pembayaran yang belum terkirim dibatalkan sendiri bila tagihannya ternyata sudah dibayar.

• Tutup hari

  Mengakhiri tanggal usaha: menandai tamu yang tidak datang, menyimpan angka hari itu, lalu memajukan tanggalnya. Angka yang tersimpan tidak pernah diubah lagi — itulah yang membuatnya bisa disebut angka resmi. Daftar reservasi yang akan ditandai tidak datang ditampilkan sebelum tombolnya ditekan, karena menandainya membebaskan kamarnya dan mengakhiri reservasinya. Halamannya juga menyebutkan berapa hari yang belum ditutup, dan menampilkan angka resmi berdampingan dengan angka sekarang: selisih keduanya berarti ada yang diubah setelah hari itu ditutup.

Panel ini bisa dipasang sebagai pintasan layar utama di ponsel. Setelah dipasang, halaman yang pernah dibuka tetap bisa dibaca saat jaringan mati — datanya per waktu terakhir tersambung, dan setiap halaman menyebutkan jamnya di atas. Yang belum bisa dilakukan tanpa koneksi adalah mengubah apa pun: perubahan tidak disimpan diam-diam untuk dikirim nanti, dan yang gagal dikatakan gagal.

• Tipe kamar

  Nama, deskripsi, harga dasar, kapasitas, foto, dan fasilitas. Foto bertanda bintang menjadi sampul di hasil pencarian. Tipe kamar yang masih punya unit kamar tidak bisa dihapus.

• Unit kamar

  Tambahkan nomor kamar satu per satu atau sekaligus satu lantai lewat rentang nomor. Nomor yang sudah terdaftar dilewati, jadi aman disimpan dua kali. Kamar yang masih dipakai reservasi berjalan tidak bisa dihapus.

• Tarif

  Timpa harga per rentang tanggal, batasi menginap minimal, atau tutup penjualan pada tanggal tertentu. Bisa dibatasi hanya untuk hari tertentu dalam seminggu, mis. hanya Jumat dan Sabtu. Tanggal tanpa penyesuaian memakai harga dasar tipe kamar.

• Paket & promo

  Paket tarif menggeser harga dasar per malam — mis. ‘termasuk sarapan’ +Rp 75.000 atau ‘non-refundable’ −15% — sehingga satu tipe kamar bisa dijual beberapa harga tanpa mengubah tabel tarifnya. Paket yang tidak ditandai publik tidak muncul di situs; itu tempat tarif korporat. Kode promo berdiri terpisah: masa kampanye (kapan kodenya boleh dipakai) diisi di kotak yang berbeda dari tanggal menginap (kapan tamunya boleh menginap), dan kuotanya bisa dibatasi total maupun per tamu. Potongan promo mengurangi dasar penghitungan PPN, bukan dikurangkan dari total. Promo yang berlaku di seluruh grup hanya bisa dibuat super admin.

• Fasilitas

  Daftar fasilitas yang dipakai bersama seluruh cabang, lengkap dengan ikonnya. Dipilih per tipe kamar dan per cabang. Hanya super admin yang bisa mengubah daftar ini.

• Cabang & rekening

  Profil cabang, jam check-in dan check-out, pajak, biaya layanan, batas waktu transfer, foto cabang, fasilitas hotel, serta rekening tujuan transfer yang ditampilkan kepada tamu.

• Jalur kanal (OTA)

  Untuk reservasi yang datang dari Traveloka, Booking.com, atau OTA lain. Tambahkan satu mitra untuk mendapat kunci API — kuncinya hanya ditampilkan sekali, jadi salin saat itu — lalu petakan kode tipe kamar milik OTA ke tipe kamar di sini. Kode yang belum dipetakan membuat reservasinya ditolak dengan menyebut kodenya, bukan masuk ke tipe kamar yang salah. Bila hotel Anda tidak memakai middleware channel manager, pakai tombol ‘Impor berkas CSV’ dengan berkas ekspor dari extranet OTA: hasilnya dilaporkan per baris, baris yang gagal tidak menggagalkan yang lain, dan mengimpor berkas yang sama dua kali tidak menghasilkan reservasi ganda. Reservasi yang masuk lewat jalur ini memakai kamar yang sama dengan reservasi dari situs, jadi kamar yang terjual di OTA berhenti ditawarkan di situs — dan sebaliknya.

• Akun staf

  Menambah, menonaktifkan, dan mengeluarkan staf dari sebuah cabang. Tabel penugasan lintas cabang di halaman yang sama menjawab "siapa punya akses ke mana" untuk seluruh grup, dan memindahkan seseorang antar cabang dalam satu kali simpan.

• Pengguna

  Daftar seluruh akun pada sistem, termasuk tamu. Super admin bisa membuat akun, mengubah peran, menyetel ulang kata sandi, menonaktifkan, dan menghapus akun.

Penghapusan di sistem ini bersifat lunak dan berpenjaga: data yang masih dipakai reservasi tidak akan hilang, dan setiap penghapusan selalu menampilkan dialog konfirmasi yang menyebutkan akibatnya lebih dulu.

Batas ini dijaga di dua tempat: saat permintaan masuk ke server, dan sekali lagi saat data cabang disentuh. Menyembunyikan tombol di layar bukan satu-satunya pengaman.

Peran ditetapkan per cabang, bukan per akun. Satu orang bisa menjadi manajer di Bandung dan staf front office di Jakarta dengan satu akun yang sama, dan setiap permintaan diperiksa menurut perannya di cabang yang sedang disentuh.